Wszystko, co musisz wiedzieć o ankiecie “Bezpieczny Salon”
Regulacji i zaleceń dla branży hair & beauty jest sporo, a w internetowych dyskusjach pojawiają się wątpliwości związane z ich interpretacją. Często dotyczą one kwestii zbierania informacji o stanie zdrowia klientów.
Darmowa funkcja ankiety ułatwi w salonie urody stosowanie się do wytycznych Głównego Inspektoratu Sanitarnego i odciąży Cię w tym wyjątkowym czasie. Warto jednak wiedzieć, co dokładnie znajduje się w zaleceniach. Należy przeprowadzać ankietę zdrowotną w salonie czy nie? Zbierać formularze z podpisami, a może nie? Czy ankieta “Bezpieczny Salon” wystarczy? Przeczytaj i dowiedz się.
Jak działa ankieta online przed wizytą?
Tak jak wcześniej, umówiony klient na dzień przed wizytą otrzyma przypomnienie o niej. Jednak teraz będzie do niego dołączony link do ankiety. Po kliknięciu klient będzie mógł odpowiedzieć na cztery pytania:
- czy występują u niego objawy wskazujące na chorobę zakaźną?
- czy jest w trakcie odbywania obowiązkowej izolacji lub kwarantanny?
- czy zamieszkuje z osobą, która jest poddana obowiązkowej izolacji lub kwarantannie?
- czy w ciągu tygodnia miał kontakt z osobą podejrzaną o zakażenie, zachorowanie lub skierowaną do izolacji?
Jeśli przynajmniej na jedno z tych pytań odpowiedź będzie twierdząca, klient zostanie poproszony o odwołanie wizyty. Jeśli wszystkie odpowiedzi będą negatywne, otrzyma potwierdzenie, że może przyjść do salonu, a także przypomnienie o zasadach bezpieczeństwa. Ty w szczegółach wizyty zobaczysz informację o tym, czy wizyta może się odbyć, czy też nie – bez odpowiedzi na poszczególne pytania. Dlaczego tak? Za chwilę do tego przejdziemy.
Co mówią wytyczne GIS?
Procedury opracowane przez Główny Inspektorat Sanitarny dla salonów fryzjerskich i dla salonów kosmetycznych nie nakładają na nie obowiązku przeprowadzania wywiadu epidemiologicznego, ale musisz poinformować klienta, że nie może przyjść na wizytę, jeśli odpowiedź na któreś z pytań przytoczonych powyżej (znajdujących się w naszej ankiecie zdrowotnej dla salonów) jest w jego wypadku twierdząca. W wytycznych nie ma jednak mowy o gromadzeniu i przechowywaniu takich danych. W razie podejrzenia zakażenia u klienta lub pracownika salonu sanepid może wymagać od Ciebie listy osób, które przebywały w salonie w tym samym czasie, co osoba potencjalnie zakażona. Są to jedyne informacje o klientach, jakie musisz zbierać w związku z zagrożeniem epidemicznym.
Ankieta “Bezpieczny Salon” jest więc rozwiązaniem korzystnym dla Ciebie z trzech powodów:
- wiesz, czy wizyta nie stanowi zagrożenia,
- nie zbierasz danych wrażliwych,
- masz dowód na dopełnienie obowiązku informacyjnego.
Zbieranie formularzy a ochrona danych osobowych
Informacje o stanie zdrowia to dane wrażliwe, których przetwarzanie jest wyjątkowo kłopotliwe. W przypadku zawodów medycznych istnieje wiele przepisów, które jasno mówią, jak z nimi postępować. Brakuje niestety podobnych aktów prawnych dla branży hair & beauty. W praktyce oznacza to, że zbieranie takich danych nie jest zabronione, ale jeśli coś pójdzie nie tak (np. klient wysunie jakieś roszczenia w związku z niewłaściwym jego zdaniem przechowywaniem tych informacji), konsekwencje dla salonu mogą być bardzo nieprzyjemne. Warto więc kierować się zasadą: jeśli dane wrażliwe nie są Ci koniecznie potrzebne do przeprowadzenia bezpiecznego zabiegu, nie zbieraj ich. W przypadku zagrożenia koronawirusem tak nie jest – potrzebujesz jedynie potwierdzenia klienta, że został poinformowany i że nie spełnia żadnej z przesłanek uniemożliwiających wizytę.
A jeśli klient skłamie lub nie wypełni ankiety?
W pierwszym przypadku niestety nie możesz nic zrobić. Jak wiele innych sytuacji, tak i ta opiera się na wzajemnym zaufaniu. To na kliencie ciąży odpowiedzialność udzielania odpowiedzi zgodnie z prawdą. Po Twojej stronie leży obowiązek poinformowania o ewentualnych przeciwwskazaniach i odwołania wizyty, jeśli zajdzie któreś z nich – umożliwia Ci to ankieta. Czy oświadczenia z podpisami mogłyby pomóc? Nie, ponieważ jeśli ktoś chce skłamać w tak ważnej kwestii, podpis go przed tym nie powstrzyma. Informacja zwrotna, którą otrzymujesz, potwierdza jego odpowiedzi, więc jest wiążąca. Zbieranie podpisów na miejscu mija się też z celem, skoro potencjalnie zakażony klient już pojawił się w salonie.
W przypadku gdy klient nie wypełni ankiety przed wizytą online po kilku godzinach od jej otrzymania, spróbuj się z nim skontaktować. To ważne, bo celowe unikanie odpowiedzi jest podejrzane. Jeśli natomiast klient zwyczajnie ją przeoczył, z pewnością się zreflektuje. W takiej sytuacji telefonicznie musisz przekazać mu, że nie może przyjść na wizytę, jeśli zachodzi jedna z przesłanek wymienionych na początku tekstu. Zachęć też mimo wszystko do wypełnienia ankiety, aby mieć potwierdzenie dopełnienia obowiązku informacyjnego.
Chcieliśmy, aby ankieta “Bezpieczny Salon” zapewniała bezpieczeństwo nie tylko w aspekcie zdrowotnym, ale i prawnym. To przemyślane rozwiązanie, dzięki któremu ograniczysz ryzyko zakażenia, ale też nie stworzysz dla salonu dodatkowego zagrożenia związanego z niedopełnieniem formalności. Nie musisz wysyłać nic więcej – po wypełnieniu ankiety i otrzymaniu pozytywnego komunikatu klient otrzyma także informację o środkach ostrożności, które musi zachować. Zacznij z niej korzystać już dziś!
